Vos clients vous payent en retard ou ne vous payent pas? Vous voulez faire appel à un partenaire en recouvrement mais avez du mal à faire votre choix?

Vous êtes au bon endroit.

Un partenariat efficace dans le recouvrement, c’est une trésorerie reboostée et des relations commerciales préservées. Seulement, on doit bien l’admettre, dans notre secteur, tout n’est pas toujours simple à comprendre et à évaluer. Ces 12 points de contrôle vous permettront d’y voir plus clair et de légitimer votre choix.

Pour faciliter la lecture, les 12 contrôles sont répartis en 3 catégories :

1. Fiabilité et expertise
2. Résultats attendus
3. Les petits plus non négligeables

1. Fiabilité et expertise

Contrôle 1 - Structure et historique de la société

Comme toujours lors du choix d’un fournisseur important, une enquête préalable s’impose. Informez-vous sur l’entreprise : Depuis quand existe-t-elle ? Combien de personnes emploie-t-elle ? Où est-elle basée ? Est-elle solide financièrement ? N’hésitez pas à analyser les bilans et si possible, à visiter les locaux afin d’étoffer votre analyse.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous référer à l’Association Belge des Sociétés de Recouvrement (ABR-BVI), qui est l’unique association professionnelle nationale dans le domaine. Elle regroupe les plus importants bureaux de recouvrement actifs en Belgique, reconnus pour la qualité de leur travail et leur sérieux. Tous les membres observent un code de conduite strict et doivent répondre à de sérieuses exigences en termes de structure, de liquidités et de solvabilité. https://www.abrbvi.be/fr/

Contrôle 2 - Aspect juridique

Le recouvrement de créances est un sujet sensible car il est souvent victime de débordements.

Le législateur tente de pallier ce problème depuis de nombreuses années en encadrant la profession mais malgré cela, des abus existent. L’entreprise doit vous démontrer que ses procédures respectent les lois et qu’elle dispose bien des autorisations nécessaires à l’exercice de son activité.

Contrôle 3 - Structure opérationnelle

Dans une société de recouvrement, il est utile que l’équipe en charge des contacts débiteurs soit spécifiquement dédiée à cette tâche. Les opérateurs doivent disposer de compétences relationnelles (empathie, écoute, ...) et techniques/juridiques. Ils doivent être formés, contrôlés et capables de s’exprimer dans la langue du débiteur (3 langues nationales + anglais pour le recouvrement en BE).

Notez que, pour réduire leurs coûts, certaines entreprises font appel à des call centers externes à l’étranger. Il s’agit d’un point important à savoir car vous pourriez refuser que vos clients soient pris en charge par des agents aux accents exotiques ayant peu ou pas de connaissance véritable de vos produits/services.

Enfin, pour maximiser vos résultats, si vous procédez à du recouvrement international, il est bon que votre partenaire dispose d’un solide réseau de partenaires internationaux capables d’assurer du recouvrement local. 

Contrôle 4 - Un intermédiaire en phase avec votre ADN

Confier ses créances c’est aussi confier ses relations commerciales. Vous devez vous assurer que les démarches entreprises et l’attitude de votre partenaire seront cohérentes avec votre ADN. Cherchez des apaisements à ce sujet. Demandez-leur ce qui compte pour eux dans le recouvrement de créances, comment ils procèdent pour maintenir vos relations commerciales, ...

Faites-vous expliquer les valeurs d’entreprise et vérifiez qu’elles reprennent à tout le moins des notions d’humanisme et de respect. Sans cela, vous prenez le risque de faire affaire avec des faiseurs de résultats sans pitié et parfois incapables de préserver vos intérêts commerciaux. Ce point est important, ne vous laissez pas berner car les cowboys sont nombreux dans le secteur.

2. Résultats attendus

Contrôle 5 - Les résultats estimés

Avant de débuter la collaboration, votre partenaire n’est pas en mesure d’estimer précisément le taux de récupération. D’ailleurs, s’il vous annonce un taux de récupération futur mirobolant, fuyez car il s’agit sans doute d’un escroc...Les facteurs qui influencent le taux de récupération sont nombreux et difficiles à appréhender de prime abord. Ces facteurs sont entre autres : types de créances et de débiteurs, ancienneté, démarches préliminaires, ...

Pour vous faire une idée, demandez s’il a des références dans votre secteur, pour des créances similaires ou dans des zones géographiques bien précises. S’il vous répond par l’affirmative, demandez-lui un résumé de ses performances : taux de récupération moyen (montant principal récupéré/montant principal total et/ou (montant principal récupéré + frais récupérés) / montant principal total), délai d’encaissement moyen, ...

Contrôle 6 - Amiable ou judiciaire

Tout est dans la mesure.

Dans le recouvrement plus qu’ailleurs, le temps c’est de l’argent. Tant et si bien que certaines entreprises déploient les grands moyens avec une procédure judiciaire immédiate. C’est souvent efficace mais cela peut avoir un impact défavorable sur la relation commerciale car le client, en plus de supporter des frais supplémentaires, se sent littéralement “agressé”.  Heureusement, avant d’entamer les démarches en justice, les huissiers et les avocats proposent en général des tentatives amiables. Faites-en usage et assurez-vous qu’elles soient multiples et rapides : courrier, mise en demeure, contact téléphonique voire visite domiciliaire (attention au rôle du huissier qui devra bien faire savoir qu’il s’agit de démarches amiables).

Dans tous les cas, veillez à choisir un partenaire qui adapte ses procédures à vos besoins spécifiques.

Contrôle 7 - Méthode de recouvrement

Renseignez-vous sur la (les) procédure(s) de recouvrement. Opèrent-ils uniquement par courrier ou aussi par téléphone ? Organisent-ils des visites à domicile ?

Finalement, qu’ils fassent peu ou beaucoup, cela ne vous concerne pas. Ce qui doit par contre vous intéresser, ce sont les résultats escomptés et même si le recouvrement n’est pas une science exacte, il est clair que plus les tentatives de récupération sont nombreuses, plus les chances de succès sont hautes. En outre, il est démontré dans la pratique que plus les démarches sont variées, en respectant une gradation dans l’intensité de l’essai, plus cela fonctionne. Concrètement, cela signifie qu’un appel a plus d’impact qu’un courrier mais moins qu’une visite domiciliaire. Multiplier et systématiser les démarches démontre une volonté inébranlable d’être payé. Face à des débiteurs ayant de multiples créanciers, cela vous mettra en pole position dans la liste des fournisseurs à payer.

Concernant l’organisation des visites domiciliaires, veillez à ce qu’elles soient disponibles facilement et rapidement dans vos zones de chalandises. Ne négligez pas cet aspect car il est clair qu’un partenaire capable de vous offrir des visites domiciliaires pour la majorité de vos créances vous apportera de meilleurs résultats.

Contrôle 8 - La transparence

Même si vous êtes déchargé du processus de recouvrement, vous devez pouvoir suivre l’évolution de vos dossiers.

Si vous le souhaitez, vous devriez pouvoir garder un œil sur ce qui est mis en place dans vos dossiers, connaître l’état des paiements reçus, suivre les plans de paiement négociés, ... Vous devez comprendre les démarches entreprises, les étapes par lesquelles passent les dossiers et suivre les réactions éventuelles de vos débiteurs. Que ce soit en temps réel via une plateforme informatique ou périodiquement via des reportings, vous devez exiger des informations de suivi et votre partenaire doit être tout à fait capable de vous les fournir.

Évidemment, cette transparence doit être de mise pour vos débiteurs. Ils doivent avoir facilement accès à leur dossier et procéder au paiement dans les meilleures conditions d’informations qui soient.

Contrôle 9 - Attention aux avis

Les avis Google notamment pèsent souvent dans la balance lorsqu’il s’agit de trouver un partenaire à long terme. Attention que dans ce secteur particulier, ce sont les débiteurs qui se plient le plus souvent au jeu des commentaires. Entre rating ras des pâquerettes dépourvus d’éléments concrets et avis incendiaires à caractère diffamatoire, il faut faire le tri… Malheureusement, l’activité du recouvrement étant B2B, vous aurez du mal à vous faire une véritable idée au travers des avis.

Par contre, si votre partenaire l’autorise, vous pouvez toujours solliciter les coordonnées d’un client actif que vous pourriez contacter de sa part.

3. Les petits plus non négligeables

Contrôle 10 - Des conseils gratuits et à la carte

En amont du transfert du dossier chez votre partenaire en recouvrement, vous avez sans doute une procédure de rappels à assumer. Un partenaire digne de ce nom doit pouvoir vous conseiller dans tout votre processus de facturation. Depuis l’émission de la facture jusqu’au recouvrement judiciaire des créances, il devrait être à vos côtés pour maximiser les chances de succès et préserver vos intérêts commerciaux et financiers. Cet accompagnement peut par exemple intervenir sous la forme d’un audit gratuit de vos procédures internes ou par la prise en charge du processus de rappels ou même de facturation.

Contrôle 11 - La rémunération aux résultats

No Cure No Pay. Cette méthode de rémunération courante dans le recouvrement amiable est par contre interdite dans les recouvrements judiciaires. Pour ce qui est de la phase amiable, avoir un partenaire qui se rémunère uniquement à la commission est un gage de performance. En effet, il ne se rémunère que sur les sommes récupérées. Vous êtes donc dans la même équipe. En général, les intermédiaires facturent une commission de l’ordre de 15 à 20% des sommes récupérées. Ce % peut être dégressif en fonction du montant de la créance. Il est parfois assorti de frais administratifs visant à supporter les frais de gestion. Les frais de gestion sont parfois payés à l’avance sous forme “d’abonnement” ou de “mandat”.

Contrôle 12 - Votre confort, un must have

Faire appel à un spécialiste du recouvrement, ça doit concrètement vous faire gagner du temps et de l’argent. En plus de cela, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles car vos créances sont bien gérées. Lorsque vous choisirez votre partenaire, veillez à ce qu’il soit orienté service. En plus de délivrer ses promesses, il doit limiter votre contribution à son strict minimum. En plus d’être l’unique point de contact avec vos débiteurs, votre partenaire doit vous offrir des solutions pour faciliter la transmission des dossiers, l’échange des informations et la tenue de votre comptabilité.

Pour faciliter les échanges, vous devriez vous voir attribuer une personne de contact privilégiée au sein du service clientèle. Cette personne sera la référence vers qui vous tourner lorsque le système standard ne vous apporte pas la réponse suffisante.

Si vous avez besoin d’autres informations avant de faire votre choix, contactez-nous à info@eurofides.eu !